Управление рисками: методы и шаблоны для проектов

Процессы управления рисками согласно методологии PMI

Руководство PMBOK (Project Management Body of Knowledge) определяет управление рисками как систематический процесс идентификации, анализа и реагирования на риски проекта. Методология PMI выделяет следующие основные процессы управления рисками:

1. Планирование управления рисками — определение подхода, планирование и выполнение действий по управлению рисками проекта.
2. Идентификация рисков — определение рисков, которые могут повлиять на проект, и документирование их характеристик.
3. Качественный анализ рисков — расстановка приоритетов рисков для дальнейшего анализа путем оценки вероятности их возникновения и воздействия.
4. Количественный анализ рисков — численный анализ влияния идентифицированных рисков на общие цели проекта.
5. Планирование реагирования на риски — разработка вариантов и действий по расширению благоприятных возможностей и сокращению угроз целям проекта.
6. Мониторинг и контроль рисков — отслеживание идентифицированных рисков, выявление новых рисков, выполнение планов реагирования на риски и оценка их эффективности.

Давайте рассмотрим каждый из этих процессов подробнее и предложим практические методы и шаблоны для их реализации.

1. Планирование управления рисками

Планирование управления рисками — это процесс определения того, как подходить к управлению рисками и как планировать деятельность по управлению рисками для проекта. Ключевым результатом этого процесса является план управления рисками.

Практические методы:

• Анализ документации — изучение документов проекта, исторических данных, уроков, извлеченных из предыдущих проектов.
• Семинары по планированию — проведение структурированных семинаров с ключевыми заинтересованными сторонами для определения подхода к управлению рисками.
• Экспертная оценка — привлечение экспертов с опытом в аналогичных проектах или в области управления рисками.

Шаблон плана управления рисками:

Эффективный план управления рисками должен включать следующие разделы:

• Методология — подходы, инструменты и источники данных, которые будут использоваться для управления рисками.
• Роли и ответственности — определение ролей и обязанностей членов команды в процессе управления рисками.
• Бюджетирование — выделение ресурсов и оценка затрат на управление рисками.
• Сроки — определение когда и как часто будут выполняться процессы управления рисками.
• Категории рисков — структура для систематической идентификации рисков (например, техническая, внешняя, организационная, управленческая).
• Определения вероятности и воздействия — шкалы для оценки вероятности и воздействия рисков.
• Матрица вероятности и воздействия — инструмент для определения приоритетов рисков.
• Форматы отчетности — формат и частота предоставления информации о рисках заинтересованным сторонам.
• Отслеживание — методы документирования и анализа уроков, извлеченных из управления рисками.

2. Идентификация рисков

Идентификация рисков — это процесс определения рисков, которые могут повлиять на проект, и документирования их характеристик. Этот процесс должен вовлекать всю проектную команду и ключевых заинтересованных сторон.

Практические методы:

• Мозговой штурм — групповая техника для генерирования большого количества идей.
• Метод Дельфи — структурированный метод сбора мнений экспертов с помощью анкет.
• Интервью — сбор информации через прямое общение с экспертами и заинтересованными сторонами.
• Анализ контрольных списков — использование готовых списков рисков на основе исторического опыта.
• Анализ допущений — выявление рисков, связанных с допущениями проекта.
• Диаграмма причинно-следственных связей (Исикавы) — идентификация рисков путем анализа их первопричин.
• SWOT-анализ — выявление сильных и слабых сторон, возможностей и угроз проекта.

Шаблон реестра рисков:

Реестр рисков — это основной документ для управления рисками. Начальная версия реестра рисков, создаваемая в процессе идентификации, должна включать:

• Идентификатор риска — уникальный номер для каждого риска.
• Описание риска — четкое и структурированное описание, обычно в формате "Из-за [причина] может произойти [риск], что приведет к [эффект]".
• Категория риска — классификация риска согласно определенным в плане управления рисками категориям.
• Триггеры — симптомы или предупреждающие признаки, указывающие на то, что риск вот-вот произойдет.
• Потенциальные ответные меры — возможные действия по реагированию на риск (заполняется при идентификации, если есть очевидные меры).
• Владелец риска — лицо, ответственное за мониторинг риска и реализацию ответных мер.

3. Качественный анализ рисков

Качественный анализ рисков — это процесс расстановки приоритетов рисков для дальнейшего анализа или действий путем оценки их вероятности возникновения и воздействия, а также других характеристик.

Практические методы:

• Оценка вероятности и воздействия — определение вероятности возникновения каждого риска и его потенциального воздействия на цели проекта.
• Матрица вероятности и воздействия — инструмент для визуализации и приоритизации рисков на основе комбинации вероятности и воздействия.
• Оценка качества данных о рисках — анализ степени понимания риска и точности, надежности и полноты данных о нем.
• Категоризация рисков — группировка рисков по источникам, областям проекта или другим критериям для определения наиболее подверженных риску областей.
• Оценка срочности — определение времени для реагирования на риск.

Шаблон матрицы вероятности и воздействия:

Матрица вероятности и воздействия — это таблица, которая сопоставляет вероятность возникновения каждого риска с его воздействием на цели проекта в случае возникновения. Типичная матрица имеет 5 уровней вероятности (от "очень низкой" до "очень высокой") и 5 уровней воздействия (от "очень низкого" до "очень высокого").

Результатом качественного анализа является обновление реестра рисков, включающее:

• Оценку вероятности для каждого риска (например, по шкале от 1 до 5).
• Оценку воздействия для каждого риска (например, по шкале от 1 до 5).
• Рейтинг риска — произведение вероятности на воздействие или другой метод, определенный в плане управления рисками.
• Приоритет риска — высокий, средний или низкий, на основе рейтинга и матрицы.
• Срочность — насколько быстро требуется реакция на риск.

4. Количественный анализ рисков

Количественный анализ рисков — это процесс численного анализа влияния идентифицированных рисков на общие цели проекта. Этот анализ проводится для рисков, которые были приоритизированы в процессе качественного анализа.

Практические методы:

• Интервьюирование — сбор данных от экспертов для определения диапазонов возможных результатов проекта.
• Анализ чувствительности — определение, какие риски имеют наибольшее потенциальное влияние на проект.
• Анализ ожидаемой денежной стоимости (EMV) — расчет среднего результата при различных сценариях.
• Дерево решений — диаграмма, которая описывает ситуацию и последствия различных вариантов действий и случайных событий.
• Моделирование и симуляция — например, метод Монте-Карло для моделирования комбинированного эффекта различных рисков.

Шаблон для количественного анализа:

Результаты количественного анализа должны включать:

• Вероятностный анализ проекта — оценки возможных результатов расписания и стоимости проекта, с указанием вероятности достижения конкретных целей.
• Вероятность достижения целей по времени и стоимости — например, 80% вероятность завершения проекта в течение 18 месяцев и с бюджетом не более $1,5 млн.
• Приоритизированный список количественно оцененных рисков — риски, которые представляют наибольшую угрозу или возможность для проекта.
• Тренды в результатах количественного анализа — если анализ проводится неоднократно в течение проекта.

5. Планирование реагирования на риски

Планирование реагирования на риски — это процесс разработки вариантов и действий для расширения благоприятных возможностей и сокращения угроз целям проекта.

Стратегии реагирования на негативные риски (угрозы):

• Уклонение — изменение плана проекта для устранения угрозы.
• Передача — перенос ответственности и последствий риска на третью сторону (например, страхование).
• Снижение — действия по уменьшению вероятности и/или воздействия риска.
• Принятие — признание существования риска и отсутствие активных действий до его возникновения.

Стратегии реагирования на позитивные риски (возможности):

• Использование — обеспечение того, чтобы возможность была реализована.
• Совместное использование — передача ответственности третьей стороне, которая может лучше использовать возможность.
• Усиление — действия по увеличению вероятности и/или позитивного воздействия.
• Принятие — готовность воспользоваться возможностью, если она возникнет.

Шаблон плана реагирования на риски:

План реагирования на риски должен включать для каждого значимого риска:

• Выбранные стратегии реагирования — выбранный подход к управлению риском.
• Конкретные действия — детальное описание шагов по реализации выбранной стратегии.
• Резервный план — план действий, если основная стратегия окажется неэффективной.
• Остаточные риски — риски, которые останутся после применения стратегии реагирования.
• Вторичные риски — риски, которые возникают непосредственно в результате реализации реагирования на другой риск.
• Требуемые ресурсы — ресурсы, необходимые для реализации выбранных стратегий.
• Ответственные лица — кто будет отвечать за реализацию плана реагирования.
• Сроки — когда должны быть предприняты действия по реагированию.

6. Мониторинг и контроль рисков

Мониторинг и контроль рисков — это процесс отслеживания идентифицированных рисков, мониторинга остаточных рисков, выявления новых рисков, выполнения планов реагирования на риски и оценки их эффективности.

Практические методы:

• Переоценка рисков — регулярный пересмотр и обновление реестра рисков.
• Аудиты рисков — структурированный анализ эффективности процесса управления рисками.
• Анализ отклонений и трендов — сравнение запланированных результатов с фактическими для выявления отклонений, которые могут указывать на влияние рисков.
• Измерение технического исполнения — сравнение технических достижений с графиком технического исполнения проекта.
• Анализ резервов — сравнение оставшихся резервов с оставшимися рисками.
• Совещания по статусу — обсуждение рисков на регулярных совещаниях по проекту.

Шаблон отчета по мониторингу рисков:

Регулярный отчет по мониторингу рисков должен включать:

• Статус ранее идентифицированных рисков — текущее состояние и статус реализации планов реагирования.
• Новые идентифицированные риски — риски, которые были выявлены в текущем периоде.
• Закрытые риски — риски, которые больше не актуальны для проекта.
• Эффективность реагирования — анализ того, насколько эффективными оказались предпринятые действия по реагированию на риски.
• Изменения в общем профиле риска проекта — как изменился общий уровень рискованности проекта.
• Рекомендуемые корректирующие действия — предложения по изменению подхода к управлению рисками или конкретным рискам.
• Использование резервов — информация об использовании резервов на непредвиденные обстоятельства.

Пример комплексной системы управления рисками для проекта

Представим, что вы управляете проектом внедрения новой ERP-системы в крупной компании. Вот как может выглядеть комплексная система управления рисками для такого проекта:

1. План управления рисками:

• Еженедельная идентификация и анализ рисков на совещаниях команды
• Ежемесячный пересмотр реестра рисков с руководством
• Категории рисков: технические, организационные, внешние, управленческие
• 5-уровневые шкалы вероятности и воздействия
• Резерв в размере 15% бюджета и 10% времени для непредвиденных обстоятельств

2. Реестр рисков (примеры рисков):

• Риск #1: Из-за недостаточной вовлеченности конечных пользователей может возникнуть сопротивление изменениям, что приведет к низкому уровню принятия системы
• Риск #2: Из-за сложности интеграции с существующими системами могут возникнуть технические проблемы, что приведет к задержке проекта
• Риск #3: Из-за параллельных организационных изменений может произойти перераспределение ресурсов, что приведет к нехватке квалифицированного персонала для проекта

3. Качественный анализ (для Риска #1):

• Вероятность: 4 (высокая)
• Воздействие: 5 (очень высокое)
• Рейтинг: 20 (критический риск)
• Срочность: высокая (требуются немедленные действия)

4. Количественный анализ:

• Моделирование Монте-Карло показывает 70% вероятность превышения бюджета на 10-15%
• Анализ ожидаемой денежной стоимости для Риска #1: $100,000 (стоимость низкого принятия системы × вероятность)

5. План реагирования (для Риска #1):

• Стратегия: Снижение
• Действия:
  • Создать программу вовлечения пользователей с регулярными демонстрациями и сбором обратной связи
  • Назначить "чемпионов изменений" в каждом отделе
  • Разработать комплексную программу обучения с учетом потребностей различных групп пользователей
• Ответственный: Менеджер по организационным изменениям
• Ресурсы: 5% бюджета проекта
• Сроки: Начать немедленно, продолжать в течение всего проекта

6. Мониторинг и контроль:

• Еженедельный отчет по статусу рисков
• Ежемесячный анализ эффективности мер реагирования
• Ежеквартальный аудит процесса управления рисками

Заключение

Эффективное управление рисками — это не просто формальность или дополнительная административная нагрузка, а важный инструмент, который помогает проектным менеджерам принимать обоснованные решения, минимизировать негативные последствия и максимизировать возможности. Систематический подход к управлению рисками, основанный на методологии PMI, включает шесть взаимосвязанных процессов: планирование, идентификацию, качественный анализ, количественный анализ, планирование реагирования и мониторинг рисков.

Использование структурированных методов и шаблонов для каждого из этих процессов помогает обеспечить последовательность и полноту управления рисками. При этом важно помнить, что управление рисками — это итеративный процесс, который должен продолжаться на протяжении всего жизненного цикла проекта, с регулярным пересмотром и обновлением реестра рисков и планов реагирования.

В школе Uraniumnexuskaz мы уделяем особое внимание обучению эффективным методам управления рисками, помогая нашим слушателям развивать навыки, необходимые для успешного управления проектами в условиях неопределенности. Если вы хотите углубить свои знания в области управления рисками или подготовиться к сертификации PMI-RMP (Risk Management Professional), свяжитесь с нами для получения информации о специализированных курсах и программах.